Athugið þessi frétt er meira en 3 ára gömul.

Forstjórinn sáttur á tveggja hæða skrifstofu

04.05.2018 - 19:33
Mynd: rúv / rúv
Skrifborðin sem starfsfólk Sjúkratrygginga Íslands hefur til afnota eru með þeim hreinni og svo gott sem strípuð; engar möppur, engar fjölskyldumyndir, engin tæki eða tól, fyrir utan tölvu, mús og hugsanlega nokkur skjöl. Fyrir tveimur vikum flutti starfsfólk stofnunarinnar undir eitt þak, við Vínlandsleið í Reykjavík. Til að hægt væri að hýsa fleira fólk á mun færri fermetrum var ráðist í töluverðar breytingar á vinnuumhverfinu. Þær byggja á hugmyndafræðinni um verkefnamiðað vinnurými. 

Stjórnendur voru orðnir leiðir á því að starfsemin væri á tveimur stöðum, annars vegar við Rauðarárstíg, og hins vegar við Vínlandsleið, fannst ansi langt á milli.

„Ég myndi ekki segja að sparnaðurinn væri aðalhvatinn, aðaldrifkrafturinn var að komast á einn stað,“ segir Freyr Halldórsson, mannauðsstjóri. Við breytingarnar hafi vinnurými starfsmanna minnkað um um það bil þúsund fermetra og það hafi hjálpað til við að sannfæra stjórnvöld um að verja fjármunum til breytinganna. 

„Tekur tíma að pakka dótinu saman“

Það eru ekki liðnar nema tvær vikur frá því starfsmenn fluttu inn í nýja umhverfið og þeir eru enn að venjast því. 

„Mér finnst þetta í sjálfu sér ekki mikil breyting, ég hef verið á opnu svæði og geri það sama,“ segir einn, að vísu sé það talsverð breyting að vera ekki með fast  sæti og borð, „maður þarf að byrja daginn á að setja allt upp og hreinsa borðið á hverjum degi.“ Ókosturinn við þetta fyrirkomulag sé tíminn sem það taki að koma sér af stað á morgnana og ganga frá síðdegis.  

„Það er ekki komin mikil reynsla á þetta, maður er bara opinn. Mér lýst ekkert illa á þetta. Maður kynnist nýju fólki og prófar nýtt.“ 

Mynd með færslu
 Mynd: rúv
Upphækkanlegt skrifborð, skjáir og snúra. Fleira var það ekki.

Ferjubúnaður

Á kaffistofunni eru stæður af plastkössum, og  veski. Tölvutöskurnar eru búnar en það er hægt að skrá sig á biðlista. „Ferjubúnaður,“ útskýrir mannauðsstjórinn. „Til að ferja hluti til og frá munaskáp. Þú þarft að skilja borðið eftir hreint í lok dags og pakkar því saman og setur inn í munaskápinn, hvort þú notar svo tösku eða ekki fer bara eftir því hvað umfangið er mikið, persónulega er ég oftast bara með fartölvuna, gríp hana bara og set inn í skáp.“ 

Fastur punktur

Mynd með færslu
 Mynd: rúv
Skápum var úthlutað af handahófi.

Það er einn fastur punktur í tilverunni. Hver og einn starfsmaður hefur aðgang að læstum skáp, skápaveggir eru á neðri og efri hæð byggingarinnar og réð hending því hvar starfsmenn fengu úthlutað skápum. Þeir geta pantað fundarherbergi en að öðru leyti geta þeir ekki gert tilkall til neinna svæða. Þeir velja sér sæti eftir því hvaða verkefni þeir eru að fara að takast á við hverju sinni. Freyr segir að ákvörðunin um að innleiða þessa stefnu hafi verið tekin í fyrra. „Vill þannig til að við erum í þessum flutningahugleiðingum og römbum á þessa hugmynd.“ 

Greindu þarfir og kynntu breytingarnar

Stjórnendur nutu leiðsagnar norskra ráðgjafa. Áður en ráðist var í framkvæmdirnar voru þarfir starfsmanna greindar, eins og hægt var, og tekur fjöldi kyrrðar- og fundarherbergja mið af því mati. Þá voru haldnir fundir þar sem breytingarnar voru kynntar og starfsmönnum gefið færi á að spyrja eða viðra áhyggjur. 

Óróleikinn eðlilegur

„Þetta eru heilmiklar breytingar. Bara það að flytja væri heilmikil breyting fyrir suma. Við erum að flytja í mjög nýtt vinnuumhverfi og vinnuumhverfið kallar svo á breytingar í verklagi. Við erum að reyna að draga úr þessari pappírsúrvinnslu og annað. verklagið hefur breyst þónokkuð hjá sumum og það er rosalega margt að breytast á sama tíma. Það er alveg eðlilegt að menn geti verið aðeins órólegir yfir því en ég held þetta hafi bara gengið nokkuð vel.“ 

Það hafi þó ekki komið fram mikil óánægja meðal starfsfólks en sumir hafi velt því fyrir sér hvort þeir þyrftu að mæta rosalega snemma til að fá pláss, aðrir viðrað áhyggjur af því að þeir myndu ekki geta einbeitt sér í opnu rými. Sumir hafi verið áratugum saman á einkaskrifstofum og eðlilegt að það komi upp tregða. Freyr horfir á það sem hann telur að muni ávinnast. Hann sé þegar farinn að sjá merki um að samskipti starfsmanna séu meiri og þvert á svið, það séu að koma starfsmenn af tveimur vinnustöðum með ólíka vinnumenningu og nýja umhverfið eigi hugsanlega eftir að auðvelda samrunann. 

Engin barátta um rými

Mynd með færslu
 Mynd: rúv
Opið rými.

Freyr segir að rýmin stýri vinnunni á vissan hátt og forði fólki frá „múltitask-martröðinni“. Fólk klári frekar bara að lesa skýrsluna sem það er að lesa í kyrrðarherberginu í stað þess að gera annað samhliða. Stundum henti það starfsfólki að vera í opnu rými, stundum á kaffitorginu, stundum í sérstökum kyrrðarherbergjum þar sem á að vera hægt að einbeita sér án truflunar. Svo eru óbókanleg fundarherbergi sem eru ekki svo ósvipuð einstaklingsskrifstofum. Hann segir að í upphafi hafi hann haft áhyggjur af því að starfsmenn myndu keppast um þessi herbergi, raunin hafi verið önnur. Þeir hafi fyrst um sinn verið feimnir við að nota þau. Þá segir hann suma hafa tekið upp á því að hvísla í opnu rýmunum þrátt fyrir að þar sé leyfilegt að tala. Hann segir að kannski sé það hljóðvistin í þessum rýmum sem geri það að verkum að fólk lækki í sér, það er teppi á gólfinu og sérstakar flísar í loftinu og góð hljóðvist. Þá sitji fólk oft hjá einhverjum nýjum, fólki sem það þekki ekki jafnvel og gömlu sessunautana, og vilji vera kurteist. Þetta eigi hugsanlega eftir að breytast þegar fram líði stundir.

Hvíslar af tillitsemi við aðra

Forstjórinn, Steingrímur Ari Arason, segist hvísla í opna rýminu af tillitsemi við aðra. Hann er hæstánægður með þetta nýja umhverfi og sér ekkert á eftir einkaskrifstofunni. 

„Ég hef stundum sagt að ég sé komin með stærstu skrifstofu í borginni, ég hef hérna tvær hæðir til að vera á. Ég lít ekki svo á að ég hafi þurft að afsala mér einu eða neinu.“ 

Hann hittir fleiri og honum finnst hann vera í betri tengslum við fólkið á gólfinu. Katrín Eydís Hjörleifsdóttir, sviðsstjóri viðskiptasviðs, er mjög ánægð með breytingarnar, „þetta hentar mér mjög vel sem persónu að geta valið rými eftir því sem ég er að gera, mér finnst ég jafnvel vinna meira og betur svona, ókostirnir gætu verið þeir að maður fái ekki akkúrat þá starfsstöð sem maður þarf það og það skiptið en ég held það sé eitthvað sem við smám saman finnum út úr náttúrulega.“ Hún segist eiga í meiri samskiptum við starfsmenn annarra sviða og kynnast meira þeirra starfi, það sé mjög gott. 

Mynd með færslu
 Mynd: rúv
Hæstánægð með nýja rýmið.

 

Skrifborðin færri en starfsmennirnir

Það eru allir með fartölvu og þráðlaust net alls staðar í húsinu. Freyr segir vinnuumhverfið letja fólks til pappírsnotkunar. Verklagi hefur verið breytt, pappírar eru skannaðir og unnið með þá rafrænt og prenturum hefur fækkað. Skrifborðin eru færri en starfsmennirnir. Freyr bendir á að oft sé fólk á fundum innanhúss eða úti í bæ, einhverjir veikir eða í fríi, það þurfi ekki skrifborð fyrir hvern og einn. Þá ýti þetta fyrirkomulag fólki út í að nota hin rýmin. Sætin séu fleiri en starfsfólkið, örugglega hátt í tvö til þrjúhundruð, það þurfi því enginn að hafa áhyggjur af því að finna ekki sæti einhvers staðar. 

Mannauðsstjórinn segir að ekki hafi verið settar reglur um það hversu lengi megi fara frá borði sínu án þess að taka allt af því, starfsfólk fái að meta það sjálft. Það sé þó ekki í lagi að setja jakkann á stólbakið og vera svo frá daglangt.

Tískubóla eða framför?

Er það stutt af rannsóknum að verkefnamiðað vinnuumhverfi hafi jákvæð áhrif á framleiðni eða líðan fólks? Eða er þetta tískubóla? Freyr segir að eflaust sé þetta að einhverju marki tískubóla. Í hans huga er með þessu verið að útfæra hugmyndafræðina um opin vinnurými, sem fram kom á seinni hluta síðustu aldar, með öðrum hætti. Básarnir og einsleitnin víki fyrir fjölbreyttari svæðum, það verði allt opnara og léttara og minna um hólf og skilrúm. Umhverfið styðji við verkefnin. „Það er ekki búið að gera mikið af rannsóknum, að mínu viti, það er svolítið erfitt því verkefnamiðað vinnuumhverfi er ekki eitthvað eitt. Hvort og hvernig þú innleiðir það hefur áhrif á alls konar þætti. Þú finnur kannski nokkur fyrirtæki sem hafa innleitt þetta og nokkur sem hafa ekki gert það og berð þau saman og kemst að því að það hafi haft einhver áhrif. Það eru svolítið misvísandi niðurstöður, sumir eru á því að opin vinnurými, hvaða nöfnum sem þau kallast, séu vond, aðrir segja þetta til bóta.“ 

Stofnunin ætlar að fylgjast með áhrifum stefnunnar og leggja kannanir fyrir starfsfólkið. Áhrif nýju stefnunnar ættu að vera orðin ljós í lok árs. 

Mynd með færslu
 Mynd: rúv
Tvöfalt gler og næði.

 

Ísland langt á eftir nágrannaríkjum

Hugmyndafræðin um verkefnamiðað vinnuumhverfi er nýfarin að ryðja sér til rúms hér á landi. Sjúkratryggingar eru fyrsta ríkisstofnunin til að tileinka sér hana en Íslandsbanki tók hana upp í fyrra þegar hann flutti í nýjar höfuðstöðvar í Norðurturni í Kópavogi. Í ársskýrslu bankans segir að fjöldi fyrirtækja hafi á árinu heimsótt bankann til þess að skoða aðstöðuna og fræðast um hugmyndafræðina. Sigríður Halldórsdóttir, arkitekt, hjá ASK arkitektum, sem hannaði nýtt vinnurými fyrir bæði Íslandsbanka og Sjúkratryggingar, segir íslensk fyrirtæki langt á eftir nágrannaríkjum á þessu sviði.  

Meiri tengsl og minni tengsl

Í Bachelor-rannsókn sinni í viðskiptafræði kannaði Páll Frímann Árnason viðhorf nokkurra starfsmanna Íslandsbanka til breytinganna sem þá voru tiltölulega ný til komnar. Hann komst að þeirri niðurstöðu að starfsmenn væru frekar jákvæðir gagnvart breytingunum, þeim fyndist þeir geta stjórnað betur áreiti á vinnustaðnum. Sumum fannst afköst hafa aukist, öðrum ekki. Starfsmennirnir töluðu líkt og starfsmenn Sjúkratrygginga um að þeir hefðu kynnst fleirum og ættu í meiri samskiptum þvert á deildir en þeir nefndu líka að þeir hefðu tapað djúpum tengslum við fyrri sessunauta eða ættu erfiðara með að viðhalda þeim. Meistaranemi  í mannauðsstjórnun vinnur nú að rannsókn á innleiðingunni hjá Sjúkratryggingum Íslands. 

Einbeitingarskortur í Noregi

Í Noregi hefur þessi hugmyndafræði verið í deiglunni. Í lok árs 2015 ákváðu stjórnvöld að allir ríkisstarfsmenn skyldustarfa í opnu vinnurými, clean desk og free seating, eins og Norðmenn kalla þetta upp á ensku. Meiri framleiðni, sveigjanleiki og snjallari vinnubrögð, það var markmiðið. Það er nóg að gera hjá innanhúshönnuðum og verslunum sem flytja inn og selja skrifstofuhúsgögn enda miklar framkvæmdir á skrifstofum landsins. Fréttamenn fréttaskýringaþáttar norska ríkissjónvarpsins, Brennpunkt, komust þó að raun um að ekki voru allir sáttir, sérstaklega ekki þeir sem vinna störf sem krefjast einbeitingar. Þeim fannst verið að þröngva þessari nýju hugmyndafræði upp á þá, óttuðust að geta ekki einbeitt sér og fannst ríkið ekki hlusta á gagnrýni þeirra. Sums staðar voru fundarherbergi höfð nánast ofan í opna vinnurýminu með tilheyrandi truflun, voru jafnvel ekkert notuð, þá þóttu kyrrðarherbergin ófullnægjandi, ekki jafnast á við skrifstofuna.Í umfjöllun Brennpunkt er því haldið fram að rannsóknir sýni að best sé að sinna vinnu sem krefst einbeitingar á lokaðri skrifstofu. Opin vinnurými komi verst út. 

„Það sem koma skal“

Sigríður telur að hugmyndafræðin virki vel fyrir flest fyrirtæki, þetta sé það sem koma skuli í bland við aukna áherslu á samskipti og samvinnu. Hún segir að rannsóknir sýni að mest ánægja ríki með þetta fyrirkomulag meðal starfsmanna, næstmest með lokaða skrifstofu, hefðbundin opin rými komi verst út. Hugmyndafræðin sé umhverfisvæn, stuðli að auknum samskiptum og betri loftgæðum á vinnustað þar sem hún auðveldi öll þrif, það séu engar möppur og munir sem safni ryki. Til að þetta gangi upp þurfi þó góðan undirbúning, það sé ekki nóg að breyta starfsumhverfinu, stjórnendur þurfi líka að undirbúa starfsfólkið og hlusta á það sem það hefur að segja um breytingarnar. Hún segir að hugmyndafræðin gangi ekki upp ef þátttaka starfsfólks í ferlinu er lítil, þá skilji það ekki hvernig eigi að nota vinnuumhverfið. Sömuleiðis gangi hún ekki upp þegar fyrirtækin spari við sig í framkvæmdunum og gangi ekki alla leið, þegar það skorti fjölbreytileika og nægan fjölda rýma.

Það er óljóst hvort hugmyndfræðin um verkefnamiðað vinnuumhverfi hentar öllum en eitt virðist hafa gleymst í Noregi ef marka má umfjöllun Brennpunkt, að hafa plássið nægilegt.

arnhildurh's picture
Arnhildur Hálfdánardóttir
Fréttastofa RÚV